Credit Card Numbers Don't Belong In Email

مرحبًا بكم مجددًا في حلقة أخرى من " كابتشينو تشات". سنتحدث اليوم عن إرسال بيانات بطاقات الائتمان عبر البريد الإلكتروني، ولماذا تعتبر هذه مشكلة يجب على عملك التوقف عنها فورًا. حسنًا، حديثنا اليوم يدور حول أرقام بطاقات الائتمان في البريد الإلكتروني. وأود أن أبدأ بشيء حدث لنا بالفعل. طلب منا بائع محلي ببساطة كتابة معلومات بطاقتنا الائتمانية في بريد إلكتروني وإرسالها إليهم. عندما أخبرناهم أننا لا نفعل ذلك، كان الشخص في الطرف الآخر مرتبكًا حقًا. قالوا إن أحدًا لم يسبق له أن أثار هذا الموضوع من قبل. وهذه بالضبط هي المشكلة. لأنه إذا لم يقل أحد شيئًا، فهذا لا يعني أن الأمر آمن. بل يعني فقط أنه لم ينفجر في وجهك بعد. إذًا، أول شيء يجب أن نفهمه هو لماذا يعد البريد الإلكتروني مكانًا سيئًا لمثل هذه المعلومات. يعتقد الكثير من الناس أن البريد الإلكتروني يشبه المكالمة الهاتفية المباشرة، حيث ينتقل من شخص إلى آخر مباشرة. لكن الأمر لا يسير بهذه الطريقة في الواقع. فعندما تضغط على زر الإرسال، تقفز الرسالة عبر عدة خوادم قبل أن تصل إلى صندوق بريد أحدهم. وإذا كانت أي من تلك المحطات مكانًا يمكن أن تسوء فيه الأمور، وتعرضت للاختراق، فهنا تحدث المشاكل وتختفي البيانات ويحصل الآخرون على معلوماتك. وهكذا، فإن رقم بطاقة الائتمان الذي كتبته في الرسالة يظل محفوظًا في مجلد "العناصر المرسلة" لديك. ويظل محفوظًا أيضًا في صندوق الوارد لديهم . وربما يظل محفوظًا في أرشيف النسخ الاحتياطي لدى الطرفين. نحن نتحدث إذًا عن بيانات قد تكون موجودة في نظام نسخ احتياطي الآن، لشيء أرسلته قبل عام أو عامين. لذا، إذا تعرضت أي من تلك البيئات للاختراق واخترقت صناديق البريد، فسيتمكن من يجد تلك المعلومات من العودة إلى الوراء قدر ما يشاء. وهكذا تصبح تلك الرسالة التي أرسلتها دون تفكير جزءًا من المشكلة. لقد أصبح لديهم رقم بطاقتك الائتمانية. جميعنا يتلقى كشوفات بطاقات الائتمان التي تقول: "أوه، لقد أصدرنا لك بطاقة جديدة لأن بطاقتك السابقة تعرضت للاختراق". لكنهم لا يخبرونك بالكيفية التي حدث بها ذلك. وهذا أيضًا جزء من المشكلة. لكن إليك شيئًا آخر لا يعرفه الكثير من أصحاب الأعمال. هناك بالفعل قاعدة بخصوص هذا الأمر، وهي قاعدة "PCI DSS". ما هي هذه القاعدة؟ حسنًا، هي في الأساس مجموعة من القواعد التي تفرضها شبكات البطاقات والبنوك على أي شركة تتبعها عند التعامل مع بيانات بطاقات الائتمان. فكر فيها كأنها الاتفاقية التي توقعها عند إنشاء حساب التاجر الخاص بك، باستثناء أن معظم الناس يتخطون ذلك القسم بسرعة دون قراءته. إحدى هذه القواعد تحظر تماماً إرسال أرقام البطاقات عبر البريد الإلكتروني العادي. هذا الأمر لا ينطبق فقط على كبار تجار التجزئة أو المتاجر الكبرى، بل ينطبق عليك أيضاً إذا كان عملك يقبل بطاقات الائتمان. وبالتأكيد، تتضمن اتفاقيتك مع معالج الدفع نفس الشيء. قد تكون بصياغة مختلفة، لكنها موجودة، ومعظم الشركات لا تقرأ ذلك الجزء إلا بعد حدوث مشكلة. بحلول ذلك الوقت، لن تتعامل مع اختراق فحسب، بل ستواجه مشكلة في الامتثال أيضاً. وقد يتم سحب صلاحيتك لقبول بطاقات الائتمان مستقبلاً. إذاً، ما الذي يمكننا فعله بدلاً من ذلك؟ الخبر السار هو أن الحل بسيط للغاية في الواقع. إذا كنت تقبل المدفوعات، استخدم بوابة دفع من نوع ما. من المحتمل أن برنامج المحاسبة الخاص بك يحتوي على واحدة بالفعل. يوفر برنامج QuickBooks واحدة، وهناك الكثير غيره. لكن خدمات مثل Stripe أو Square توفرها مدمجة إذا كنت تستخدمها. لذا، من المحتمل أن نظام الفواتير لديك يتضمن رابطاً يمكنك إرساله. يمر رقم البطاقة عبر اتصال مشفر بدلاً من البقاء في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني، وهذا هو الهدف الأساسي. الآن، إذا عرض عميل إرسال معلومات بطاقته عبر البريد الإلكتروني، فارفض ذلك. لا تسمح لهم بالقيام بذلك. أرسل لهم رابط دفع آمن بدلاً منه. إذا طلب منك مورد ذلك، اعترض على الأمر. اطلب منهم بوابة دفع، أو اعرض عليهم قراءة الرقم عبر الهاتف مباشرة في نظامهم أثناء قيامهم بإدخاله. المورد الموثوق سيتعاون معك في هذا الشأن. لن يعترضوا بشدة أو يصروا على أن البريد الإلكتروني هو الطريقة الوحيدة . وإذا فعلوا ذلك، فابحث عن مورد آخر، أليس كذلك؟ بطاقات الائتمان هي مثال واضح ، لكنها ليست الشيء الوحيد الذي يجب إبقاؤه خارج البريد الإلكتروني. أرقام الضمان الاجتماعي، ومعلومات الحسابات البنكية، وأرقام رخص القيادة، والسجلات الصحية، وكلمات المرور، والوثائق الموقعة ، كل ما يحمل معلومات كهذه يجب ألا يرسل أبداً دون تأمين. إذا كنت تعمل في مجال الرعاية الصحية، فهناك التزامات قانون HIPAA التي يجب أن نكون على دراية بها. بالنسبة لشركات المحاسبة (CPA)، توجد توجيهات مصلحة الضرائب ومتطلبات خصوصية العميل. ولكن حتى لو كنت لا تندرج تحت أي من هذه الفئات، فإذا تعرض صندوق بريدك للاختراق غداً، ماذا سيكون بداخله؟ وهذا هو ما نحتاج للتأكد من عدم تعريضه للخطر. العادة الأفضل هي نفسها في كل حالة. استخدم بوابة آمنة، أو خدمة مشاركة ملفات مشفرة، أو ارفع سماعة الهاتف. إذا كنت تسأل نفسك، هل هذا الأمر حساس بما يكفي ليتطلب تلك الخطوة الإضافية؟ حسناً، إذاً على الأرجح هو كذلك، وها قد حصلت على إجابتك. إذاً، لماذا يستمر حدوث هذا؟ النمط الذي نراه باستمرار هو أن أحداً لم يقل شيئاً لأحد. الشركات ببساطة تقبل بيانات البطاقات عبر البريد الإلكتروني أو تطلبها لأن الشخص الذي كان يشغل الوظيفة من قبل كان يفعل ذلك، وهكذا دواليك. لكن باختراق صندوق بريد واحد، أو تعرض مورد يحتفظ برسائل بريدك الإلكتروني القديمة لخرق أمني، تصبح بيانات تلك البطاقات الائتمانية متاحة للجميع. ويصبح هذا جزءاً من الحادثة إذا تم تتبعها إليك، مما قد يسبب مشاكل. لذا، فإن تغيير كيفية تعامل فريقك مع هذا الأمر لا يستغرق أكثر من بعد ظهيرة واحدة. أنت تنشئ بوابة دفع، وتخبر فريقك بعدم قبول معلومات البطاقة عبر البريد الإلكتروني، وينتهي الأمر. أن تكتشف بعد فوات الأوان أنك كان يجب عليك القيام بذلك، فهذا مؤلم أكثر بكثير. الآن ، إذا لم تكن متأكداً مما إذا كانت الطريقة التي تجمع أو تقدم بها شركتك معلومات الدفع حالياً آمنة حقاً، اتصل بنا . يسعدنا إلقاء نظرة على ذلك من أجلك، ومعرفة ما لديك من إجراءات، وتوجيهك إلى الطريق الصحيح. وكما هو الحال دائماً، إذا كانت لديك أي أسئلة حول إرسال معلومات حساسة بأمان، فلا تتردد في التواصل معنا على الرقم 5200-770-760.